¿Que sistema usar para los gastos comunes?

Sistemas para gastos comunes

En el mercado de administración de comunidades o condominios, resulta imprescindible que la información esté disponible para los copropietarios.

Es aquí donde los sistemas de administración para gastos comunes tiene un papel preferente, si bien muchos administradores usan frecuentemente excel como herramienta para el cálculo de los gastos comunes, el utilizar sistemas especializados y creados para el rubro soluciona muchos de los problemas que no cubre excel.

Por mi parte mis inicios laborales fueron en informática, lo que me ayuda a comprender desde un ángulo privilegiado este tipo de herramientas tecnológicas.

Existen en el mercado chileno, varias empresas que prestan el servicio de arriendo de software mensual, el monto mensual tiende a ser más o menos el mismo de una empresa a otra.

¿Entonces como seleccionar a una?

No resulta fácil para una persona sin manejo seleccionar la plataforma adecuada, por lo que después de revisar varias herramientas les entrego algunos consejos para la toma de decisión.

Que debe tener el sistema para ser usado por su comunidad:

-       
 Debe ser intuitivo, es fundamental que la interfaz sea simple, que cualquier persona sin muchos conocimientos pueda realizar las operaciones básicas.

-          Debe ser rápido, los tiempos de cálculo deben ser cortos.

-          Debe contar con la posibilidad de descargar informes de casi todo, por lo general en formato excel, así permite al administrador, ordenar mejor la información.

-          Debe incorporar herramientas de utilidad en las versiones básicas y la opción de incluir herramientas especificas según la necesidad de cada comunidad, por ejemplo sistemas de remuneraciones, monitoreo de cámaras, control de acceso vía tarjetas etc..

-          Debe incluir algún tipo de respaldo de los datos, o la opción de descargar en algún formato común como excel.

-          Debe contar con sistemas de acceso diferenciado por seguridad, con limitaciones en lo que puede hacer quien ingresa al sistema, por ejemplo conserjes, miembros del comité, supervisores, administrador(es).

-          Debe incluir algún sistema de tareas o agenda para dejar un registro de lo que se va realizando.

-          Debe permitir que el conserje realice un registro de acceso de visitas y correspondencia, ideal si permite escanear el carné del visitante y mejor aun si puede ser fotografiado. Los propietarios deben poder acceder y revisar en el histórico.

-          Debe contar con un sistema de soporte que funcione, que responda adecuadamente y en tiempos cortos, este punto es clave. Este tipo de empresas tienden a tener un crecimiento explosivo en su base de clientes, que son básicamente administradores de condominios. Si las llamadas telefónicas, emails, chats o sistemas de consulta por temas del sistema, no tiene respuestas rápidas, no importará que el sistema sea el mejor, será cambiado por otro donde si respondan a tiempo.

-          Los datos son importantes, por lo que la empresa que presta el servicio debe protegerlos, en caso de problemas técnicos contar con los respaldos y restaurar la información en plazos cortos.

-          El valor mensual debe ser escalonado según la cantidad de características a utilizar, así la comunidad solo cancela por lo que realmente utiliza.

-          Debe incluir algunas plataformas de pago, conocidas como “pasarelas de pago”, los copropietarios pueden pagar sus gastos comunes según ellos decidan, trasferencias, tarjetas de crédito o de multi tiendas.

La lista de características continúa y continuará ya que este es un mercado dinámico, las empresas (o casas de software) irán desarrollando todo tipo de extensiones, aplicaciones, mejoras o lo que consideren adecuado para el desarrollo de la actividad. Finalmente, ellos compiten por un trozo de esta torta y la competencia siempre beneficia al consumidor.

Después de evaluar varias plataformas y utilizar otras, las cuales tuve que descartar por bajos rendimientos, soporte deficiente, lentitud en los procesos, perdidas de datos y un sin número de deficiencias. Finalmente, encontré una herramienta adecuada.

Debo aclarar que varias de las plataformas que presentaron deficiencias al ser utilizadas han ido solucionando los problemas lo que resulta normal en este tipo de herramientas, pero en este rubro devolver la confianza requiere tiempo.Por lo expuesto no incluire los nombre de esas empresas.

Actualmente junto a mi equipo administramos 7 condominios y hemos llegado a administrar 9.

Parte de mi trabajo es con importantes inmobiliarias, me corresponde inicializar condominios nuevos, desde el inicio habilito el sistema y los copropietarios pueden revisar toda la gestión desde sus computadores o teléfonos. En todos los condominios he utilizado y utilizo el sistema Edipro, los copropietarios se sienten muy a gusto con la información que entrega el sistema lo que me confirma la acertada elección.

Luis Vallejos
Administrador y gestor inmobiliario.
www.lvk.cl